Was alles dazu gehört: So gelingt Ihr Rechenzentrum Umzug.

Mit Ihrem neuen Standort beginnt auch eine neue Ära für Ihr Geschäft. Ganz klar: Hier soll wirklich alles von Anfang an stimmen. Bevor ein Unternehmen am neuen Standort seinen Betrieb aufnehmen kann, muss die zentrale IT umziehen. Angefangen bei dem Server Umzug für Ihren Serverraum, Ihr Data Center oder Rechenzentrum (RZ). Ein Ausfall des Tagesgeschäfts ist in der Regel, zumindest teilweise, nicht zu verhindern (geplante Downtime). Dieser Ausfall sollte so kurz wie nur möglich gestaltet oder auf das Wochenende verlagert werden. Damit Sie darauf bestens vorbereitet sind, geben wir Ihnen schon jetzt einige Tipps mit auf den Weg.

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Umzugtipps für Unternehmer.

Rechtzeitig planen.

Planen und organisieren Sie den Rechenzentrum Umzug vorab genau, damit am Tag des Serverumzuges und IT-System Umzug / EDV-Anlagen Transport keine offenen Fragen mehr sind. Überlegen Sie, wann der Umzug stattfinden soll, wie viele Helfer, Fachkräfte, was Sie an Verpackungsmaterial benötigen und wie viele Fahrzeuge gebraucht werden. So werden von vornherein Prozesse optimiert und Ausfallzeiten minimiert. Wir greifen Ihnen unter die Arme.

Angebote einholen und vergleichen.
Professionelle Unterstützung beim Rechenzentrum Umzug empfehlen wir in jedem Fall. Genauso, wie den Kostenvergleich. Denn hier kann die Schere erstaunlich weit auseinandergehen. Wir sind günstiger als Sie vielleicht denken.

Bestandsaufnahme, Einbauplan.
Damit beim Rechenzentrum Umzug auch alles glatt geht, müssen die Server und IT-Systeme inventarisiert und beschriftet werden. Wie sind die Netzwerkkarten, Patchkabel-Verbindung, KVM-Switch, Storage, LWL-Leitungen miteinander verbunden, in welchen Port des Switch stecken welche Anschlüsse. Eine besonders langwierige Arbeit bei sehr vielen Systemen mit über Jahre "gewachsenen" Strukturen. Zudem muss ein Einbauplan für das neue Rechenzentrum erstellt werden. Wie breit sind Treppen, Türen und Fahrstühle, wo kann der LKW parken und beladen werden?

Helfer und Fachkräfte organisieren.
Für die Ortveränderung und dem einen Rechenzentrum und Server Umzug benötigen Sie nicht nur Umzugshelfer, Umzugskisten und Transporter. Vor allem ausgebildete IT-Techniker sind gefragt. Und für das Drumherum: beispielsweise Handwerker, Elektriker, Reinigungskräfte, Maler und Klempner, allerdings nicht alle zur gleichen Zeit. So wird nicht nur der Umzug, sondern auch die Übergabe ein voller Erfolg.

Kündigung, Ab- und Anmeldung.
Denken Sie daran, alle relevanten Stellen, Institutionen und Kunden über Ihre neuen Adressdaten zu informieren. Darunter sind beispielsweise: Wachdienst, Vermieter, Hausverwaltung, Anbieter für Strom, Wasser, Gas, Gewerbeamt, Versicherungen, Banken, Sparkasse, Post, Telefonanbieter (Telefon und Internet), Verbände, Lieferanten und Ihre Kunden. Auch Visitenkarten, Briefpapier, Firmenschild und Internetauftritt müssen aktualisiert werden.

Beschaffung von Verpackungsmaterial.
Damit Ihr Rechenzentrum, Server und IT-System sicher am neuen Standort ankommt, braucht es entsprechendes und ausreichendes Verpackungsmaterial. Darunter sind beispielsweise: Umzugskartons, Decken, Schutzfolien, Aufkleber zur Beschriftung, Rollcontainer für die EDV, Hilfsmittel wie Gabelstapler, Leiter, Sackkarre, Paletten und Hubwagen. Um das Rechenzentrum mit seinen Servern, Storages kümmern wir uns mit spezieller Verpackungstechnik.

Fahrstühle.
Während des Umzuges sollten Aufzüge ausschließlich dem Umzugs Team zur Verfügung stehen, da sonst der reibungslose Ablauf gestört werden kann.

Transportversicherung.
Server und IT-Systeme kosten nicht nur eine Menge Geld, sondern speichern auch Ihre wertvolle Daten oder die Ihrer Kunden. Unsere Empfehlung: Schließen Sie eine ausreichende Transportversicherung ab und seien Sie so im Schadenfall optimal gewappnet.

Absperrung.
Falls die Parkplatzsituation vor Ihrem aktuellen und neuen Standort es erfordert. Beantragen Sie rechtzeitig eine Einrichtung der Halteverbotszone bei den zuständigen Ämtern für beide Standorte. So garantieren Sie einen barrierefreien Zugang zu den Umzugswagen. In Fußgängerzonen müssten rechtzeitig Ausnahmegenehmigungen beantragt werden.

Bios-Batterien in Reserve.
Manche Server laufen jahrelang ohne Unterbrechung. Bios-Batterien könnten verbraucht sein, ohne Batterie wird der Server höchstwahrscheinlich nicht starten, weil das BIOS nach dem Neustart des Servers seine Einstellungen vergessen hat.

Firmenumzug planen - Checklisten.

Leitfaden und Best Practices für den IT Umzug.
Im Internet sind viele, viele Checklisten zu finden, sicherlich auch sehr hilfreiche. Diese zielt speziell auf die IT.

Die meisten Pannen und Probleme bei IT Umzügen resultieren aus zu wenigen Informationen, zu wenig Vorlaufzeit oder zu wenig Ressourcen. Vor allem bei kritischen IT Umzüge (Faktor Zeit) sollten Sie uns als IT Firma ins Boot holen.

Besichtigen Sie die neuen Räumlichkeiten:

Schauen Sie sich die neuen Räumlichkeiten unter folgenden Gesichtspunkten an:

  • Stehen genug Netzwerkdosen, Netzwerkanschlüsse zur Verfügung? Pro Arbeitsplatz empfehlen wir 1,5 Netzwerkdosen, mit Telefonen 2,5 Netzwerkdosen zu kalkulieren.
  • Welche Netzwerkverkabelung ist vorhanden (Cat5e, Cat6, Cat7)?
  • Sind alle Leitungen auf Ihre einwandfreie Funktion gemessen worden?
  • Wo sind die Patchpanel, wird ein Serverschrank benötigt, baulichen Änderungen?
  • Sind ausreichend Stromanschlüsse vorhanden? Ein Arbeitsplatz benötigt im Schnitt mindestens 4 Stromanschlüsse. (2xBildschirm, Computer, Telefon, Ladekabel, Lampe).
  • Wo sind Kopierer, zentraler Drucker, WLAN geplant, steht dort Netzwerk und Strom zur Verfügung?
  • Steht im Serverraum Klimaanlage, Zugangskontrolle (Schloss), getrennter Stromkreis zur Verfügung?
  • Sind alle Zugänge, Türzargen, Fahrstuhl groß genug für den Serverschrank?
  • Ist der Raum vor und hinter dem Serverschrank groß genug zum Ein- und Ausbauen der IT-Systeme?

IT Umzugsvorbereitungen.

  • Änderungen an Netzwerk, Räumlichkeiten, Elektrik usw. zeitlich so planen, dass 2 Wochen vor Umzug alles fertig ist. Handwerksarbeiten sollten rechtzeitig abgeschlossen sein.
  • Internetanschluss, Telefonanschluss, Rufnummernumzug, am besten schriftlich den Termin bestätigen lassen. Dafür sorgen, dass dann auch jemand vor Ort ist.
  • Personal, Personal, Personal rechtzeitig so viel wie möglich feste Zusagen. Jede Hilfe ist Gold wert. Lieber eine Stunde eher fertig als zehn Stunden über der Planung im Megastress.
  • Abstimmung mit GF / Management über Zeitplan und Dauer.
  • Einen festen Ansprechpartner für Dienstleister / Handwerker bestimmen.
  • Informieren Sie alle Mitarbeiter. Was muss jeder Mitarbeiter selbst tun?
  • Nicht jedes Umzugsunternehmen ist auch für einen IT Umzug geeignet. Serverschrank, wertvolle Daten auf Servern und empfindliche Hardware und jeder Mitarbeiter soll auch seinen Arbeitsplatz wiederfinden.
  • Wer baut die Arbeitsplätze ab und wieder auf?
  • Wer baut die Server und Schienen aus dem Serverraum, Serverschrank, wer verpackt diese und baut am neuen Standort wieder ein?
  • Welche Reihenfolge soll beachtet werden?
  • Sollen die Server im Vorwege als erstes an den neuen Standort und schon verkabelt werden, während der Rest am alten Standort verpackt wird?
  • Eine Dokumentation ist wichtig.
  • Mögliche Risiken oder Schwierigkeiten? Versicherung?
  • Datensicherung.
  • Ersatzteile bereitstellen: Festplatte, Netzwerkkabel, Fünfer-Steckdosen, Kabelbinder, Klettband.
  • Werkzeug bereitstellen.
  • Bei Arbeitsplätzen, Notebooks mit Diebstahlschutz rechtzeitig alle Schlüssel, Zahlenkombinationen zusammentragen.
  • Rufnummern zusammentragen Standort alt und neu: Wachdienst, Hausmeister, Handwerker (Elektro, Sanitär, Fahrstuhl usw.).
  • genügend Schlüssel vorhanden?
  • Wachdienst Bescheid geben.

Unmittelbar vor dem IT Umzug.

  • Endkontrolle in den neuen Räumlichkeiten.
  • Werden vereinbarte Termine mit Dienstleistern / Handwerker gehalten?
  • Erinnerung an alle Mitarbeiter.

Der IT Umzug selbst.

Seien Sie als IT Verantwortlicher verfügbar oder telefonisch gut erreichbar. Auch mit der besten Organisation können Probleme entstehen oder schnelle Entscheidungen notwendig sein.
Spontane Ideen und Einfälle sind generell erfreulich und wünschenswert, aber bitte in dieser Situation nicht jetzt noch den Einbauplan der Server ändern wollen.

Gerne sind wir Ihnen bei Ihrem Vorhaben behilflich und unterstützt Sie nicht nur mit jeder Menge Erfahrung, einem starken Team und Equipment, sondern auch bei jedem den hier aufgeführten Punkte.


Formalitäten nach der Verlegung des Gesellschaftssitzes


Die Verlegung des Gesellschaftssitzes oder die Änderung der Geschäftsanschrift sind mit einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften und anderer Formalien verbunden. Diverse Stellen müssen bei einer Sitzverlegung benachrichtigt werden.


Gewerbeamt informieren

Bei einem Umzug muss beim Gewerbeamt des neuen Betriebssitzes eine Gewerbeummeldung vorgenommen werden, beim Umzug in eine andere Stadt oder Gemeinde muss das Gewerbe am bisherigen Standort abgemeldet und am neuen Standort angemeldet werden. In der Regel informiert das Gewerbeamt andere Behörden wie Arbeitsagentur, Berufsgenossenschaft, Finanzamt, Handwerkskammer, Handelskammer oder IHK.

Handelsregisteranmeldungen vornehmen

Nach der tatsächlichen Sitzverlegung ist die Anmeldung des Gesellschaftssitzes zum Handelsregister vorzunehmen (notarieller Form).

Finanzamt in Kenntnis setzen

Teilen Sie dem bisher zuständigen und dem neuen Finanzamt die neue Betriebsanschrift mit. Die Steuernummer wird sich ändern, die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt bestehen.

Sozialversicherungsträger benachrichtigen

Teilen Sie den Krankenkassen als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge die neue Betriebsanschrift mit.

Berufsgenossenschaft informieren

Melden Sie der zuständigen Berufsgenossenschaft als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung die neue Adresse.

IHK unterrichten

In der Regel wird die IHK von den Gewerbeämtern über die Sitzverlegung informieren. Dennoch sollten Sie der IHK die geänderte Adresse mitteilen.

Mitteilung an Steuerberater und Rechtsanwälte

Denken Sie daran, Steuerberater und Anwälte die neue Geschäftsanschrift mitzuteilen.
 
Agentur für Arbeit benachrichtigen

Teilen Sie die neue Adresse der Bundesagentur für Arbeit mit (Betriebsnummern-Service).

Mitteilung an Banken und Versicherungen

Banken und Versicherungen sind über die neue Geschäftsanschrift zu informieren.

Geschäftspapiere anpassen

Passen Sie die Pflichtangaben und die die Geschäftsanschrift auf dem Geschäftspapier an.

Impressum auf der Homepage anpassen

Das Impressum ist gem. § 5 Abs. 1 Nr. 1 TMG mit der geänderten Anschrift zu aktualisieren.

Mitteilung öffentlich-rechtlicher Rundfunk

Die Aufgabe des alten Standortes und die neue Betriebsstätte muss beim Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten angezeigt werden (§§ 6 ff. Rundfunkbeitragsstaatsvertrag).

Kraftfahrzeuge ummelden

Die Änderung der Anschrift eines Fahrzeughalters ist gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1 FZV der Zulassungsbehörde mitzuteilen.
 
EORI-Nummer Stammdatenänderung mitteilen

Die Adressänderung ist der zuständigen Generalzolldirektion mitzuteilen.



Quelle und weitere Informationen:
IHK Berlin Recht und Steuern kaufmännische Pflichten, Umzugscheckliste

https://umziehen.de : Checkliste Firmenumzug

https://umziehen.de/media/cms/2018/08/checkliste-firmenumzug.pdf